Trong cuộc sống, có rất nhiều trường hợp chúng ta cần xin bản sao trích lục của các loại hồ sơ giấy tờ như: Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, xác nhận ly hôn… Thế nhưng, trích lục là gì? Giá trị pháp lý và thủ tục xin cấp bản sao trích lục hộ tịch như thế nào là điều không phải ai cũng nắm rõ. Đó chính là lý do bạn không nên bỏ qua bài viết sau đây, hãy cùng chúng tôi khám phá nhé.
Trích lục là gì?
Khái niệm trích lục được quy định tại khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014, theo đó chúng ta có thể hiểu như sau: Trích lục là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch của cá nhân được đăng ký. Bản sao trích lục được cấp bởi 2 trường hợp: Sao y từ bản chính hoặc được cấp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Hồ sơ xin cấp bản sao trích lục.
Thông thường, khi hồ sơ hộ tịch (giấy khai sinh, khai tử, kết hôn…) bị mất bản gốc, cá nhân có quyền nộp hồ sơ yêu cầu cấp lại bản sao trích lục. Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:
- Giấy tờ phải nộp: Biểu mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (nếu người yêu cầu là cá nhân), văn bản ủy quyền theo quy định của cơ quan nhà nước (nếu người yêu cầu là cơ quan/ tổ chức) hoặc văn bản ủy quyền theo quy định nhà nước (nếu cá nhân được ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch). Trường hợp người được ủy quyền có mối quan hệ ruột thịt với người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không cần chứng thực.
- Giấy tờ phải xuất trình: Giấy tờ tùy thân có khả năng chứng minh nhân thân của người yêu cầu cấp bản sao trích lục (CNMD, GPLX, Hộ chiếu…)
Hướng dẫn ghi tờ khai cấp bản sao trích lục.
Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch cần điền đầy đủ thông tin vào mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu và hướng dẫn như sau:
Trong đó:
- Mục (1): Ghi tên cơ quan đề nghị cấp bản sao trích lục
- Mục (2): Ghi địa chỉ đăng ký thường trú.
- Mục (3): Ghi thông tin giấy tờ tùy thân của người yêu cầu.
- Mục (4): Ghi rõ loại hộ tịch đã đăng ký và cần cấp bản sao.
- Mục (5): Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.
- Mục (6): Ghi rõ số lượng bản sao trích lục đề nghị cấp.
Phần “ký tên” cần ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người yêu cầu cấp.
Thẩm quyền xin bản sao trích lục.
Theo quy định tại Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014, thẩm quyền cấp bản sao trích lục không phụ thuộc vào nơi cư trú. Người yêu cầu cấp bản sao hộ tịch có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thông qua người đại diện để gửi tờ khai lên Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch (Ủy ban nhân dân cấp xã/ huyện, Bộ Tư pháp, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền)
Điều đó cũng có nghĩa là cá nhân/tổ chức muốn xin cấp bản sao trích lục có thể nộp hồ sơ yêu cầu tại tất cả Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch trên cả nước.
Giá trị pháp lý của bản sao trích lục.
Như đã nói, bản sao trích lục được thực hiện bằng 2 cách đó là chứng thực từ bản chính hoặc cấp lại từ sổ hộ tịch gốc. Quy định của Pháp luật tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP nêu rõ:
- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay bản chính trong mọi loại giao dịch, trừ trường hợp Pháp luật có quy định khác.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính, có giá trị thay thế bản chính (đã dùng để đối chiếu chứng thực) trong các giao dịch, trừ trường hợp Pháp luật có quy định khác.
Bởi vậy, bản sao trích lục có giá trị pháp lý tương đương với bản chính trong mọi loại giao dịch, trừ trường hợp phá luật có quy định khác.
Thủ tục xin cấp bản sao trích lục.
Thủ tục xin cấp bản sao trích lục được thực hiện lần lượt theo các bước sau:
- Cá nhân/ tổ chức có yêu cầu cấp bản sao trích lục nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.
- Kiểm tra hồ sơ xin trích lục: Bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trên các giấy tờ liên quan. Sau khi kiểm tra, cán bộ tiếp nhận viết giấy hẹn ghi rõ thời gian ngày tháng trả kết quả nếu hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định Pháp luật. Nếu hồ sơ không hợp lệ, người yêu cầu không bổ sung được giấy tờ liên quan thì cán bộ tiếp nhận có quyền từ chối hồ sơ bằng văn bản (ghi rõ lý do, ký và ghi rõ họ tên cán bộ tiếp nhận).
- Cấp bản sao trích lục theo yêu cầu: Khi hồ sơ đã hợp lệ theo quy định Pháp luật, cán bộ làm công tác hộ tịch tiến hành cấp bản sao trích lục theo hồ sơ hộ tịch gốc. Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có trách nhiệm ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu sau khi được báo cáo. Bản sao trích lục được cấp tới tay người yêu cầu đúng với thời gian đã ghi trên giấy hẹn.
Trên đây là những thông tin để trả lời cho câu hỏi “Trích lục là gì” và thủ tục xin cấp bản sao trích lục hộ tịch. Chúng tôi hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn đọc để giải quyết những vấn đề (nếu có) trong cuộc sống. Xin cảm ơn!