Bạn đang băn khoăn không biết một mẫu sổ giao nhận hồ sơ bao gồm những mục nào và cách trình bày ra sao. Trong bài viết dưới đây hãy cùng đi tìm hiểu xem một số mẫu sổ giao nhận hồ sơ nhận được các cơ quan có thẩm quyền quy định những mục nào cũng như cách trình bày chúng như thế nào.
Cách ghi sổ giao nhận hồ sơ cho viên chức
- Mục đầu tiên trong mẫu sổ giao nhận hồ sơ là số thứ tự trong mục này ta ghi số đếm tăng dần ứng với mỗi một hồ sơ của mỗi viên chức khi được tiếp nhận hoặc chuyển giao cho cơ quan hoặc tổ chức, đơn vị khác quản lý.
- Thứ hai ngày bàn giao ta cần ghi ngày, tháng, năm tiến hành bàn giao hoặc tiếp nhận hồ sơ theo đúng quy định tại Điều 13 Thông tư này.
- Mục thứ ba họ và tên người bàn giao ở đây ghi họ và tên của người được cơ quan có đủ thẩm quyền phân công hoặc uỷ quyền thực hiện chuyển giao hồ sơ viên chức nằm trong thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị khác quản lý.
- Mục tiếp theo đơn vị công tác 1 ta cần ghi tên cơ quan hoặc đơn vị thực hiện việc chuyển giao hồ sơ của viên chức.
- Nội dung bàn giao tiếp theo ta cần ghi rõ chuyển giao hồ sơ của ai theo đúng thủ tục về việc chuyển giao hồ sơ viên chức đã quy định tại Điều 13 Thông tư này.
- Mục họ và tên người nhận ở đây ghi họ và tên của công chức hoặc viên chức được cơ quan có đủ thẩm quyền phân công hoặc uỷ quyền thực hiện việc tiếp nhận những hồ sơ viên chức của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị khác chuyển giao cho cơ quan và đơn vị mình quản lý.
- Mục thứ 7 đơn vị công tác số 2 tại đây ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ viên chức.
- Mục chữ ký người nhận những công chức, viên chức trực tiếp đi làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ viên chức ký tên.
- Bao gồm chữ ký người bàn giao: công chức, viên chức trực tiếp chuyển giao hồ sơ cho viên chức ký tên.
- Phần không thể thiếu là mục ghi chú tại mục này ghi những thông tin bổ sung về đặc điểm của hồ sơ khi được bàn giao (nếu cần thiết) để thuận tiện trong công tác quản lý hồ sơ viên chức sau này.
- Ghi chú: Những hướng dẫn trên đây được in ở mặt sau trang bìa quyển mẫu sổ giao nhận hồ sơ viên chức theo mẫu HS09b-VC/BNV.
Sổ chuyển giao văn bản đi
- Mẫu sổ giao nhận hồ sơ cho các cơ quan, tổ chức khác hay các đơn vị, cá nhân trong cơ quan và tổ chức nên được in sẵn với kích thước: 210mm x 297mm.
- Bìa và trang kế bìa cũng như trang đầu của sổ phải được trình bày giống như như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, tuy chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi”.
- Mục đăng ký chuyển giao văn bản đi chính là phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên khổ giấy khổ A4 với chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc với chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
- Cột 1: ta ghi ngày, tháng văn bản được chuyển đi; đối với những ngày dưới 10 và tháng dưới 10 thì phải thêm số 0 ở trước.
- Cột 2: Ghi rõ số và ký hiệu của văn bản.
- Cột 3: Nơi tiếp nhận văn bản. Mục này ghi tên đơn vị hoặc cá nhân tiếp nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản chỉ trong nội bộ cơ quan, tổ chức. Mục này ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị và cá nhân tiếp nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản đi cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị và những cá nhân khác.
- Cột 4: Chữ ký yêu cầu của người trực tiếp nhận văn bản.
- Cột 5: Ghi lại những điểm cần thiết khác như: số lượng bản hoặc số lượng bì,…
Giao nhận tài liệu, chứng cứ
- Các mục bắt buộc gồm: Hồi, giờ, phú, ngày, tháng, năm
- Mục bắt buộc tiếp theo là địa điểm
- Người giao nộp tài liệu hoặc chứng cứ, trong vụ án về
- Người tiếp nhận tài liệu, chứng cứ.
- Đã tiến hành việc giao và tiếp nhận những tài liệu, chứng cứ sau đây.
- Biên bản được lập thành hai bản, một bản được giao cho người giao nộp tài liệu, chứng cứ và một bản được lưu hồ sơ vụ án.
- Mục chữ ký bao gồm: người giao nộp, tài liệu (chứng cứ), ký ghi rõ họ tên hoặc điểm chỉ. Người nhận, Tài liệu (chứng cứ), Ký ký ghi rõ họ tên và đóng dấu.
Trên đây là bài viết cung cấp thông tin về những mẫu sổ giao nhận hồ sơ được cập nhật đầy đủ nhất 2021. Hy vọng chúng tôi đã mang lại những thông tin hữu ích cho quý độc giả ở bài viết này.